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制定幼儿园档案管理规章制度

添加时间:2015-03-05 09:16
图片来源网络

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  一、幼儿园档案管理工作的重要意义

  档案是指在各项活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录,是再现历史真实面貌的原始文献。是领导决策的依据,是对工作查考的凭证,也是科学研究、基础设施、设备建设的可靠资料。

  幼儿园档案是幼儿园生命的年轮,它镌刻着幼儿园成长的足迹,在幼儿园工作中起着承上启下的作用,是幼儿园进行教育改革,提高教学质量和办园效益的可靠依据,是幼儿园管理工作的重要组成部分,做好档案工作是一个幼儿园健康发展的需要。

  二、幼儿园档案的作用

  幼儿园档案是对幼儿园发展历史的真实记录和全面反映,是维护幼儿园自身权益的重要工具,是幼儿园规范管理的基础,是积累和传播知识的重要载体,是开展文化教育的重要素材,是建立信用的重要工具,是开展科学研究和工作的重要依据。

  三、制定《幼儿园文件材料归档范围和档案保管期限》

  (一)制定归档范围和保管期限的目的、依据。

  (二)明确幼儿园档案的定义:是指在党政、园务管理、教育教学、卫生保健、基础建设以及其它各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。

  (三)明确文件材料归档范围。

  (四)明确档案归属问题:凡属本园归档范围的文件材料,各部门科室必须按有关规定向本园负责档案工作的部门移交,实行集中管理,任何人不得据为已有或拒绝归档。

  (五)对档案材料收集要求:本园各部门按照归档范围,对应归档的文件材料,必须收集齐全交到档案室归档,保证文件之间的历史联系,体现文件形成的过程,便于查找利用。

  (六)对归档材料的要求:凡归档的文件材料,必须符合国家公文格式标准,做到字迹工整、清晰,严禁用铅笔和圆珠笔书写。

  (七)明确归档时间:文书档案于次年 4 月底,教学档案于次年 9 月底整理归档。(文书档案按年度收集整理;教学档案、学籍档案、教师业务档案按学年收集整理)
  
  四、制定档案管理规章制度

  (一)档案管理实施细则:
  
  努力学习政治与业务,模范执行《档案法》、《保密法》以及党和国家有关档案和保密工作的方针、政策;认真及时地做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、检索、编研工作;指导兼职档案员按有关规定、标准和要求做好档案工作;了解和熟悉档案家底,积极主动提供利用,提高管理水平和工作效率;负责做好档案移交工作,并办理移交手续。

  (二)归档制度

  1、为了进一步加强我市幼儿园档案管理工作,正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映幼儿园主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《国家档案局 8 号令》制定本规定。

  2、本规定中幼儿园档案是指各类幼儿园在党政、园务管理、教育教学、卫生保健以及其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。

  3、凡属本园归档范围的文件材料,各科室必须按有关规定向本园档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

  4、本园各部门按照归档范围,对应归档的文件材料,必须收集齐全完整,保持文件之间的历史联系,体现文件形成的过程,便于查找利用。

  (三)档案统计制度

  1、统计内容:档案基本情况统计(各类、数量等)。

  2、档案管理情况统计(档案员、档案库房、设备、保管、质量、检查评比、收进、移出等)。

  3、档案归档情况统计(构成、质量等)。

  4、档案鉴定情况统计(保管期限、存、毁时间、数量、意见等)。

  5、利用情况统计(利用件、人次、效果等)。

  6、编制数据资料(内部机构、人员、基本数据等情况)。

  7、统计分析,每统计一次要进行一次综合性的分析,为领导决策提供参考,以利改进工作。

  8、统计内容和统计分析资料应注意收集整理并归档保存。

  9、统计时间,一般每半年统计一次。

  (四)档案材料保密制度

  1、认真学习、贯彻《保密法》,严守保密纪律。

  2、对保密文件材料的密级划分、变更,必须按国家有关制度和规定执行,并实行单独组卷,分别存放。

  3、严格执行保密文件、存档的查、借、阅审批手续,并只限于在阅文室内阅文,查、借、阅档案材料的人员,非经同意不得翻阅其它档案材料。

  4、不打印、复印密级文件。确须复制的,必须按照保密部门的有关规定执行,并定期回收。

  5、对需要销毁的文件材料,严格履行手续。严禁出售文件和内部刊物、资料。

  6、档案室系机要重地,无关人员不准入内,更不得在室内接待家属亲友。

  7、对造成档案丢失、泄密的人员,应追究其责任,并视情节轻重给予必要的处罚。

  (五)档案材料借阅制度

  为规范档案的借阅管理,既充分发挥档案作用,又确保档案的安全完整,特制定本制度。

  1、档案的利用,一般只限于在“档案阅览室”使用,并进行登记。档案原则上不能外借,确需借出者,应严格履行借阅手续,并自觉遵守借阅时间,按期归还。

  2、凡需利用学校馆藏档案的单位和个人,须持本单位介绍信、本人身份证、工作证等有效证件,以证明其身份和查阅目的;借阅者要认真填写《档案借阅登记表》,利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。

  3、凡需利用学校档案馆尚未开放的档案,必须经有关部门同意,并经综合档案室负责人批准后,办理一定的审批手续后,方可利用。借阅属于控制使用范围的机密档案,必须经学校分管领导、档案部门负责人及有关部门负责人的批准。

  4、档案的利用者要确保档案的保密、完整与安全。利用者未经有关部门或综合档案室同意,不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布档案内容。

  5、档案借出后,档案室要定期催还,归还档案时,要当面检查、清点,无误后,注销外借手续,按档号放入档案柜内,外借档案如发现有损坏和丢失现象,应写出书面报告,上报学校严肃处理。

  6、综合档案室同意摘录或复制的档案材料,经校对盖章后生效。

  7、根据《档案法实施办法》第二十六条,凡利用属于收费范围内的档案,按有关部门核定的收费标准收费。

  8、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

  (六)档案鉴定销毁制度

  1、档案鉴定工作必须严格执行党和国家有关档案鉴定工作的原则、标准和方法,严禁主观臆断和各行其是。

  2、鉴定销毁工作要在鉴定销毁工作领导小组的直接指导和监督下进行。鉴定销毁领导小组要坚持民主集中制,防止个人专断。

  3、销毁档案必须编造销毁清册,并报请上级领导机关或主管领导审查批准,未经鉴定、批准,不得销毁任何档案。

  4、销毁档案应坚持“判处死刑,缓期执行”的原则。

  5、具体销毁档案要有专人监督,监销后,监销人员要在销毁注册上签名盖章以示负责。

  6、销毁档案应采用科学、安全、保密的方法。禁止将要销毁的出售给废品收购部门。