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档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

加入收藏〗 发布时间:2018-01-02

  摘要:传统的档案管理模式已经不能满足现代医院对于档案管理的需求,医院亟须进行档案管理模式的改革。基于此,本文先是提出了医院档案管理中存在的问题,然后给出了档案管理模式改革在医院档案管理中的应用对策,医院需要提高对医院档案的重视、建立健全的医院档案管理机制、提高医院档案的服务能力、提高医院档案管理的信息化水平,还要提高档案管理人员的专业素质,从而让医院档案更好地为医院所用。
  
  关键词:医院档案 病历档案 会计档案 档案管理
  
  医院档案中不仅记录了医院的重要事件,还存储了很多医疗成果,为我国医学的科研工作提供了强大的数据支撑。随着我国医疗事业的不断发展,医院档案的数量越来越多,这在很大程度上提高了医院档案的管理要求。同时,医院档案管理工作中的问题也渐渐显露出来。因此,医院需要改革档案管理模式,提高档案管理工作的效率。
  
  1 医院档案管理中存在的问题
  
  1.1医院档案管理模式需要改革
  
  医院在进行档案管理的时候,经常出现主次区分不明显或者机构重叠等问题。我国医院档案主要分为人事档案、文书档案以及病历档案这三种。通常状况下,医院采用分类管理的模式进行这些档案的管理,比如档案室主要负责机关的文书档案管理;人力资源管理部门负责人事档案的管理;医务处的病案室负责病历档案的管理;各个科室则负责相应的医学监测档案以及医学影像档案的管理。医院进行档案管理的方法主要是人工操作或者检索。这种管理模式不仅会导致上述问题的出现,还会让医院档案得不到有效的利用。
  
  另外,随着医院的不断发展,医院可能会和更多的单位进行合作,产生更多的档案。比如,和医学类院校进行合作,就会出现教学档案;和法律部门进行合作,就会出现案件档案等。医院的档案越来越多,现有的档案管理模式已经不能满足档案管理的需求,因此,医院档案管理模式需要改革。
  
  1.2医院档案管理机制不健全
  
  很多医院在进行档案管理的时候,不仅要将档案资料进行简单的整理和保存,更要进行相应的数据分析和信息分析。但是,目前很多医院都没有建立健全的档案管理机制,从而使得档案管理人员在进行相应的数据分析和信息分析时出现失误,使得档案管理工作出现混乱,这在很大程度上增加了档案管理人员的工作量,还降低了医院档案管理工作的效率,从而影响医院的正常发展。
  
  1.3医院档案管理人员能力较低
  
  虽然有些医院设置了专门的档案管理部门,但是档案管理部门工作人员的专业素质普遍不高,档案管理水平普遍较低,即使医院配备了现代化的档案管理工具,但是由于档案管理人员不能很好地进行计算机的操作,仍旧使用传统的管理模式,使得现代化的档案管理工具不能发挥出应有的作用。而且,传统的档案管理模式在档案的收集、分类、整理以及检索等方面的应用效率非常低,在很大程度上降低了医院档案管理的时效性。另外,有些刚刚进入工作的档案管理人员,很有可能不适应档案管理比较枯燥的环境氛围,没有意识到档案管理工作的重要性,很容易在工作中出现消极情绪,使得医院档案管理工作的效率非常低,工作中也经常出现档案分类不正确等问题[1].
  
  2 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用
  
  2.1提高对医院档案的重视
  
  要想真正实现医院档案管理模式的改革,就要提高医院工作人员对于医院档案的重视,需要医院的所有工作人员都认识到档案管理的深刻意义。比如,医疗设备的档案可以帮助医院了解相关的信息,为医院领导进行医疗设备购买的决策提供依据,档案不仅可以充分发挥出医疗设备的功效,还可以防止医院重复购买或者闲置医疗设备;而且,医疗设备档案还可以保障设备的安全可靠运行,因为维护人员在进行医疗设备的检修或者维护时,需要了解医疗设备的相关信息,比如线路图或者操作手册等,这些都在设备档案中有明确的记录。医院的会计档案主要用来记录医院所有的经济业务,为医院的财务管理提供了很大的便利。由此可以看出,医院档案对于医院的发展起着至关重要的作用,医院的工作人员需要提高对医院档案的重视[2].
  
  2.2建立健全的医院档案管理机制
  
  首先,医院需要创设专门的档案管理部门,改变传统医院档案分部门管理的模式,选取一名工作人员作为档案管理部门的主要负责人,医院其他职能部门的负责人作为该部门的档案管理负责人。档案管理部门需要将医院所有职能部门的档案都进行备份,以此来实现对职能部门档案管理的监控。对于特殊的档案或者专业性比较强的档案,可以采取分类集中管理的方式进行档案管理。对于某些需要经常使用档案的部门来说,可以将该部门需要使用的档案留在该部门进行管理。比如会计档案,因为医院的会计需要经常翻阅会计档案中的账簿或者单据,而且会计档案中的有些资料专业性比较强,如果交由非专业人员进行管理,很容易出现失误,从而对医院造成损失。
  
  然后,明确档案管理部门的管理方法:第一,如果需要借阅医院的人事档案,需要由两人或者两人以上持有单位证明到医院档案管理部门进行申请,经过领导批准之后方可借阅;第二,档案管理部门和其他职能部门要做好沟通协调工作,明确哪些档案可以由职能部门进行管理,哪些方案需要档案管理部门进行管理;第三,在进行医院档案的转入或者转出的时候,需要将档案资料进行密封,并盖上密封章,等到审查单位的审核工作结束之后,再进行一次密封和盖章。
  
  最后,编制兼职档案管理人员,因为医院档案的数量非常多,种类也比较繁杂,有些档案的专业性又非常强。因此,档案管理部门需要在各个科室中选取一名医护人员加入到编制中,比如心脏科的医护人员,可以负责管理心脏科病人的病历档案以及心脏科相关的医学影像档案,严格进行档案的审阅以及归档,将满足档案归档条件以及相关规范的档案进行归档。
  
  2.3提高医院档案的服务能力
  
  观察医院的发展历史,我们可以发现,医院并没有进行医院档案的开发或者利用,很多医院都将自己当作是医疗服务单位,只要做好患者的医护工作即可,对医院档案的重视程度不够,没有充分发挥出医院档案的作用。因此,医院的档案管理部门不仅要做好医院档案的管理工作,还要充分发挥出医院档案的服务能力。比如,在进行医院的文化建设时,医院档案中的照片档案可以为院史的编撰提供非常详细的资料,还可以为医院的宣传提供非常全面的信息,照片档案还具有一定的教育作用,可以提高医护人员的工作效率和思想品质,从而促进医院的文明建设和经济发展。
  
  另外,医院还需要充分利用自身的档案,去到医院的各个科室进行调研,了解各个科室的工作需求,以此来提高医院档案的服务能力。而且,医院还可以参照社会档案的方式进行改革,创新医院档案的服务模式。医院档案管理部门可以和医科类院校进行合作,将病历档案作为教学资料,促进我国医疗事业的发展。
  
  2.4提高医院档案管理的信息化
  
  随着科学技术的不断发展,传统的人工收集、整理以及检索档案的模式已经不能满足信息化时代下档案管理的需求。医院档案的内容越来越多,载体也越来越多样,电子档案应运而生。电子档案不仅容量非常大,还不容易丢失,可以保存很长的时间,也为档案管理人员的检索提供了便利。如果医院中存有年代比较久远的纸质档案,也可以使用扫描的方法将其保存为电子档案。
  
  另外,我国的医疗技术也在不断进步,很多医学影像结果或者医学监测的结果都会使用计算机进行相关数据的输出。而医院要想保存、检索或者利用这些数据,就要通过电子化的档案管理平台来进行。需要注意的是,医院电子档案管理平台需要设定非常严格的查询权限,由档案管理部门全权负责平台的管理工作,这样才能避免医院档案泄露或者病患的隐私被侵犯。
  
  2.5提高档案管理人员的专业素质
  
  就目前医院的档案管理来说,不仅需要熟悉医院档案管理业务的人才,还需要深入了解现代知识的综合性人才。而且,档案管理人员还要具备比较高的职业道德以及思想政治素养,这样才能确保档案管理的有效性。为了提高档案管理人员的专业素质,医院需要给予员工的工作以及生活充分的关心,加强对员工的培训。
  
  第一,医院需要加强档案管理相关知识以及档案重要性的宣传,转变员工认为档案可有可无的传统观念,可以邀请市档案局的负责人、高校档案专业的教授或者高校档案室的负责人到医院进行讲座;第二,医院需要定期开展档案管理相关知识的培训,让员工认识到档案管理的相关法律法规以及最新的管理知识,重点提高档案管理人员对于档案的收集、整理和归档等技术的熟练程度,同时还要建立相应的奖惩制度,对于培训中业务水平比较高的员工给予一定的奖励;第三,科学配置档案管理部门中的专职管理人员以及兼职管理人员,明确这两种档案管理人员的薪酬和福利待遇;第四,聘用高等院校档案专业毕业的学生,提高档案管理部门的平均学历水平,从而做好医院档案管理工作。
  
  3 结束语
  
  综上所述,医院档案管理会对医院医疗服务的开展造成直接的影响。通过本文的研究可知,医院需要完善档案管理制度,提高档案管理水平,促进档案在医疗服务中的应用,以此来发挥出医院档案对医院的促进作用,从而保障医院的可持续发展。

  参考文献:

  [1] 孙娅佳.浅论B/S模式在医院档案管理中的应用[J].档案天地,2015(4):51- 52+56.
  [2] 陶弘,李善,刘转平.数字网络模式在医院综合档案管理中的应用[J].中国卫生产业,2015,12(36):22-24.

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