欢迎访问标准论文网!本站提供各专业优秀论文范文供大家学习参考。网站地图
在线咨询:
您当前所在位置:标准论文网 > 管理论文 >

供电公司文书档案与文书工作的关联分析

添加时间:2019-01-08 14:43

  摘    要: 根据供企业当前的发展现状, 文章详细叙述了文书档案和文书工作之间的相同点和不同点, 以4个角度为视点, 对文书档案与文书工作之间的联系进行了分析, 并且对于供电企业的文书档案与文书工作提供了合理的建议, 希望能对供电企业的相关工作有所帮助。

  关键词: 供电企业; 文书档案; 文书工作;
 

供电公司文书档案与文书工作的关联分析
 

  一、引言

  在供电企业, 文书档案与文书工作都是十分重要的, 相关工作对于企业管理很有帮助。对供电企业文书档案与文书工作的关系进行详细分析, 不仅能提高相关工作人员的工作水平和工作效率, 更能促进供电企业的文书管理档案工作进展, 提高企业运行效率。

  二、供电企业文书档案与文书工作的不同之处

  供电企业的文书档案的定义是在生产和经营以及管理运行的过程中不断形成的文本、图片、音频、视频资料, 这些资料往往由于具有保存价值而被归档存储。这些资料反应了企业真实的运行历史, 能为企业日后的改革与发展提供参考。供电企业档案可以分为许多类别:投标招标、会计管理、人事调动、文书等等。本文主要讨论文书档案。企业在行政管理时会形成大量的文书管理档案, 其中公文类别的文件材料称为文书档案。供电企业管理的日常重要工作之一就是相关工作人员, 对文件的接收与发送、制作发布、编辑整理、统计等, 并建立起科学的文书档案管理系统。系统的完善与否对企业的正常运作与高效管理是密不可分的:文件的准确接收与发送可以保证企业与外部的高效沟通, 以及企业领导与员工的协调, 保证指令上行下达。

  由此可见, 文书档案与文书工作是有紧密联系的, 文书是文书档案的原始形式, 文书会演变为档案, 以档案的方式延续和存储。因此, 在企业日常管理中会形成文书, 文书最后作为文书档案进行汇总管理, 文书档案就会对企业的管理产生影响, 而文书档案离不开文书工作, 文书工作的重要性由此可见。另外, 文书工作中有价值的材料才会成为文书档案, 并不是所有的文书都会归为档案。然而仅仅有文书档案没有文书工作也是不够的, 因为文书工作是一个系统, 它是行政部门工作之间的联系, 而文书档案只是文书工作众多环节中的最后一环, 在成为档案之前, 文件需要进行收纳、编辑、鉴别、整理等工作。所以两者虽然有很大的联系, 但是他们的不同点也是显而易见的。他们都对企业管理有重大的贡献, 缺一不可。

  三、供电企业文书档案与文书工作的关系分析

  文书档案提炼于文书工作, 文书工作是文件档案的来源。文书工作是否严谨、是否完善, 会对企业目前的管理工作造成影响, 在其成为文书档案之后, 将会影响供电企业未来的决策与发展。随着时代的进步与人们供电需求的增加, 对供电企业的文书工作提出了新的要求, 即时效性、正确性、安全性。各种管理文件的颁发和印制是由上及下的, 只有重视时效性, 才能保证上级的指令及时传达给员工, 员工再根据文书调整工作安排, 将领导的知识落实到位, 符合国家电网公司体系建设的要求。正确性也是反映文书档案工作的重要标准之一, 如果文书工作中出现错误, 将会对企业的运作产生严重的影响。在拟定文书之前要充分了解企业的现状和下达文书的目的, 要符合国家相关的政策要求, 不可违反法律法规。

  在文件处理过程中, 要做到程序完整手续齐全。安全是对供电企业文书工作的管理要求, 既要保证文件实体的安全, 使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体材料, 又要减少文件的各种人为或自然损坏因素, 以求延长文件的寿命, 更好地发挥文件的功能。文件在收发、运转过程中要防止差错和丢失, 保证质量和齐全完整, 这一切都为供电企业档案的完整性和系统性打下良好的基础。所以说, 文书工作是文书档案的基础和前提, 文书工作的质量好坏对文书档案优劣有着决定性的影响。

  文书工作与文书档案之间的衔接工作是文书的归档。文书的收集是文书工作的收工环节, 同时也是文书档案工作的开始, 所以说, 文书的整理工作和文书的归档工作从本质上说是一样的, 只是从事的角度不同。因为归档工作是文书档案工作的基础, 因此必须对它加以重视, 使之符合相关管理规范和要求。它是供电企业文书工作和档案工作的重合部分, 具有查询考证、存储规整等价值的文书进行整理、分类、装订、排序等多步操作, 方便之后的管理保存、查询检索和分析使用。这个过程就是供电企业的文书升级为文书档案的过程, 体现了文书工作与文书档案之间的关系, 也表明了并不是所有的文书都会成为文书档案, 只有有价值、成体系的文书才会被整理归档。而文书价值的评判, 并不仅仅是当前的参考意义, 还要看文书对未来了解企业发展、做出正确决策有没有作用, 对于两者都没有价值的文书就不必归档, 防止档案冗余繁杂给保管带来负担, 也会影响之后的档案检索。归档的文书要分门别类存放在相应的柜子或盒子里, 方便日后根据编号查找。文书的分类, 既可以按照年份依次摆放, 也可以按照保管的时限来分类, 或者根据公司不同的部门, 把每个部门的文书放在一个文件盒或文件柜里。三种方法可以采用其中一种也可以交叉使用, 比如先按年份分类, 再把每个年份中的文书按照部分分成更小的类别等等。

  将文书归档整理之后, 其后的收集、积累、保管也是十分重要的, 是对档案有效利用的保证。供电企业的文书档案, 其重点内容是文书的发布、部署、运行和管理, 之后才会变成档案。档案的记录必须是真实存在的, 它记载了供电企业的发展和每年的重大活动和改革, 在多年之后仍然可以作为一份可信的凭据, 供后来的管理者或工作人员了解供电企业的生产和经营状态。而这一切与文书档案的累积是分不开的。文书档案不断累积, 也要保证文书档案保存妥当, 不能丢失或损坏, 如果一边进一边出, 档案仍然难以成为一个系统。要保证档案的有效管理, 不仅要保持良好的硬件条件, 比如适宜的温度和湿度、足够的文件保管空间, 还需要文书管理工作人员有过硬的素质, 首先要有对供电企业负责任的态度, 还要有文书管理分类的能力, 要认真做好本职工作, 更要努力学习数据库等信息技术, 有效利用高新技术促进文书档案的管理。文书档案的存取都要做好记录, 防止丢失, 收集的文书要进行检查, 保证质量, 及时改正错误。

  文书档案的提取和查阅是后续的使用环节, 也是文书档案工作的组成之一。文书档案的利用能够作为评判文书工作管理质量好坏的依据, 也是建立文书档案的目的。文书会归档, 归档起来的文书档案也能为下一阶段文书的拟定提供参考意见, 即为决策管理层做出参考。决策领导层下达指令形成文书之后, 不仅会对现在的工作产生影响, 当其成为档案, 又将影响供电企业日后的发展, 又会成为供电企业发展历史的凭据。文书中, 涉及规则制定、管理条款等文书, 其效力一般较长;突发问题的处理措施、职务调动、部门组织等则具有凭证作用。

  这两种类型的文书都对公司有着较为重要的影响, 需要妥善保存。

  四、结束语

  供电企业的文书工作与文书档案有着密切的联系, 但是又不可一概而论。文书工作是形成文书档案的基础, 文书的归档工作是两者之间的衔接条件, 文书档案又会反过来对新的文书工作的制定产生影响, 文书工作与文书档案需要高效地结合起来, 这样周而复始, 促进供电企业的发展和进步。

  参考文献:

  [1] 余迎.针对供电企业文书档案信息化管理与利用的思考[J].现代信息科技, 2017, (2) :30-31.
  [2]赵晓勇.加强信息化管理有效提高企业文书档案的质量[J].科技创新导报, 2017, 14 (3) :151.
  [3]肖继红.供电企业档案管理工作探究[J].中国电力教育, 2014, (15) :212-213.